Un Canal de Denuncias permite comunicar conductas poco éticas o ilegales dentro de una organización. Estos son los requisitos que debe cumplir para que funcione correctamente.

Las empresas que tengan más de 50 empleados y todas las del sector público deben contar con un Canal de Denuncias. El 17 de diciembre de 2021 es la fecha límite para que España transponga la Directiva de la Unión Europea 2019/1937, sobre protección del denunciante, también denominada directiva whistleblowing. Antes de esa fecha, todos los organismos públicos deberán ya tenerlo implantado, mientras que para las empresas privadas no será obligatorio hasta el 17 de diciembre de 2023.

La norma europea obliga a las compañías y organismos a poner en marcha herramientas y sistemas de control efectivos para gestionar las denuncias internas. La nueva ley hace hincapié en algo esencial para que cualquier Canal de Denuncias cumpla su misión: la protección de las personas que hacen uso de él.

La confianza de los ‘stakeholders’

El Canal de Denuncias es una herramienta muy importante dentro del día a día de las empresas: ayuda a reducir riesgos, previene las malas conductas, abre un cauce para solucionar las que ya se han perpetrado y genera confianza entre los stakeholders. A grandes rasgos, un Canal de Denuncias debe tener cuatro características básicas:

1. Seguro y anónimo. La denuncia de las irregularidades y la identidad de quien las realiza son material altamente sensible. Por eso, todos los datos deben estar convenientemente protegidos según la legislación, como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales o el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) (Reglamento 2016/679) de la Unión Europea y otras leyes.

2. Fácil de usar. Con ello, eliminamos las barreras que algunos usuarios puedan encontrarse a la hora de utilizar el Canal de Denuncias. Por ejemplo, es ideal que permita su uso en varios idiomas y que facilite adjuntar evidencias.

3. Basado en una buena herramienta de gestión. Tan importante como contar con un Canal de Denuncias es gestionar correctamente los casos, desde el momento en el que llega la denuncia hasta su resolución. Además, si es un canal digital, debe estar actualizado, sin vulnerabilidades y contar con las certificaciones de seguridad más elevadas. También es preferible que se integre dentro del sistema informático de la propia compañía.

4. Bien comunicado. Es importante que la organización informe adecuadamente sobre el Canal de Denuncias a los potenciales usuarios del mismo. Cómo se utiliza, qué ocurre con las denuncias, qué se considera una conducta inadecuada o cómo se gestionan los datos de las personas implicadas son asuntos básicos. También hay que hacer hincapié en que la denuncia será anónima y se protegerá al denunciante durante todo el proceso. Además, la compañía tiene la obligación de formar a sus empleados en el uso del Canal de Denuncias.

Aunque existen diversas modalidades de canales éticos, los que se basan en plataformas digitales son los más empleados por las empresas: su seguridad es mayor y, en muchas ocasiones, permiten a los denunciantes adjuntar evidencias en forma de archivos, textos o imágenes. También facilitan la gestión de las denuncias.

En Sygris contamos con soluciones a medida para implantar el Canal de Denuncias de tu organización. Más información.