El gap análisis permite identificar las carencias de información ESG de las empresas y qué acciones deben tomarse para subsanarlas. En definitiva, cumplir con los estándares ESG.
El creciente enfoque en criterios ESG, la sostenibilidad y el reporte ha hecho que las empresas deban cumplir con estrictos estándares de reporte de información no financiera, especialmente en lo que tiene que ver con los tres pilares: Ambiental (E), Social (S) y de Gobernanza (G). Sin embargo, las compañías enfrentan a menudo el desafío de identificar, organizar y consolidar la información necesaria para cumplir con dichos estándares. Este proceso puede revelar carencias significativas de información, las cuales son abordadas mediante un análisis de brechas o gap análisis.
¿Qué es un Gap Análisis?
El gap análisis es una herramienta fundamental en la gestión del cumplimiento, que consiste en evaluar las diferencias entre la información disponible en la empresa y la información requerida por un estándar o requerimiento particular. Es un proceso que permite a las organizaciones identificar las brechas entre su situación actual y los objetivos de cumplimiento establecidos por normativas como la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), los Sustainability Accounting Standards Board (SASB) o estándares como el Global Reporting Initiative (GRI), entre otros.
¿Por qué es necesario el Gap Análisis en el mundo ESG?
En el ámbito del reporte ESG, la mayoría de las empresas descubren que no cuentan con todos los datos necesarios en su forma final. Mucha de la información solicitada por los estándares ESG no está disponibles directamente dentro de las organizaciones, ya que la mayoría de Datapoints se construyen a partir de datos primarios que deben ser identificados y recogidos de diversas áreas internas.
Ante esta situación, el gap análisis, en su versión más profunda, se vuelve esencial por las siguientes razones:
- Gestión efectiva de los temas ESG: La Unión Europea, a través de la CSRD, busca no solo transparencia en la divulgación de información, sino también que las empresas gestionen activamente los temas de sostenibilidad. El gap análisis permite identificar las carencias en la gestión de estos asuntos, facilitando la implementación de estrategias para cerrar esas brechas y mejorar la gestión empresarial. Lo que no se mide, no se gestiona.
- Cumplimiento normativo y transparencia: Las empresas necesitan asegurarse de que su reporte no financiero cumpla con normativas como la CSRD. Un gap análisis exhaustivo permite identificar la información necesaria para cumplir con los requisitos regulatorios, mejorando la transparencia y fomentando la confianza de stakeholders como inversores, clientes y empleados.
- Eficiencia en la recopilación de datos: La información necesaria para cumplir con los estándares ESG suele estar dispersa entre varios departamentos, como finanzas, recursos humanos y operaciones, y no se encuentra consolidada ni lista para su reporte final. Un gap análisis es crucial para identificar y mapear estas fuentes de datos, asegurando que cada área sepa qué información debe aportar. Sin este análisis, la recopilación de datos puede ser desorganizada e ineficiente.
Además, muchos de los datos utilizados para el reporting ESG requieren procesos de integración y transformación para ser relevantes. El gap análisis ayuda a definir cómo deben estructurarse estos datos y qué herramientas o procesos internos son necesarios para gestionarlos de manera eficiente, lo que ahorra tiempo y recursos, evitando la improvisación durante la fase de reporte.
Este análisis también permite evaluar la eficiencia del flujo de datos dentro de la organización. Al identificar cuellos de botella o sistemas inadecuados para centralizar o automatizar la información, el gap análisis permite diseñar un sistema más eficiente y continuo para la recolección de datos, reduciendo la necesidad de intervención manual y optimizando tanto el tiempo como el esfuerzo.
El gap análisis permite priorizar recursos y esfuerzos, centrándose en mejorar las áreas donde faltan datos y evitando gastar tiempo en información ya estructurada. También facilita la automatización del proceso de recolección de datos, reduciendo el trabajo repetitivo y mejorando la eficiencia a largo plazo en los ciclos de reporting ESG.
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Etapas clave de un Gap Análisis
El gap análisis sigue un conjunto de etapas bien definidas que permiten a las empresas trazar un camino claro hacia el cumplimiento ESG.
1. Identificación de requerimientos normativos
El primer paso para realizar un gap análisis es identificar las normativas por las que se ve afectada una compañía y, opcionalmente, los estándares a los que puede estar dando respuesta. Esto incluye revisar detalladamente los requisitos establecidos por los marcos de aplicabilidad, por ejemplo: la CSRD, GRI, SASB o la Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD). Cada uno de estos estándares tiene requisitos específicos sobre el tipo de información que debe reportarse, ya sea sobre impacto ambiental, diversidad laboral o prácticas de gobernanza.
Durante esta etapa, es crucial que la empresa comprenda completamente las expectativas de cada normativa, así como los plazos y formatos requeridos. Además, muchas veces estas normativas requieren desglosar la información en múltiples categorías, lo que complica el proceso de reporte si no se cuenta con un análisis claro de las brechas y no se cuenta con un sistema informacional completo que permita la reutilización de los esfuerzos en la captura, la consolidación y el análisis de la información.
2. Evaluación de la disponibilidad de información
Una vez que se tienen claros los requisitos, el siguiente paso es realizar una evaluación detallada de los datos que la empresa ya tiene a su disposición. Este proceso puede incluir la revisión de informes financieros y operacionales, así como la consulta a diferentes departamentos para determinar qué información se está recopilando actualmente y en qué formatos.
En muchos casos, la evaluación revela que los datos clave para cumplir con los estándares ESG están disponibles, pero no se encuentran organizados o desglosados de la manera requerida por los marcos normativos. Esto puede incluir información sobre consumo energético, emisiones de carbono o prácticas laborales, entre otros.
3. Identificación de brechas
El corazón del gap análisis radica en la identificación de las brechas entre la información disponible y la necesaria. Estas brechas pueden ser de varios tipos:
- Falta de datos primarios: En muchos casos, los indicadores exigidos por los estándares ESG se basan en datos que no están disponibles directamente o que no se han recopilado con anterioridad. Por ejemplo, la huella de carbono de una empresa puede requerir datos detallados sobre la compra de materias primas, el uso de electricidad, el transporte y la logística o la diversificación de la cartera de inversiones, información que, en la mayoría de los casos, no está registrada o que no ha sido analizada y caracterizada de la forma correcta.
- Desagregación de la información: Otro tipo de brecha surge cuando la información está disponible, pero no desagregada al nivel que exigen los estándares. Es común que las empresas cuenten con datos generales que deben ser desglosados en componentes más específicos y consolidados siguiendo una lógica concreta. De hecho, ahondando mas en este punto, es muy probable que nos encontremos en escenarios donde la compañía tiene que hacer una relación entre los diferentes perímetros que se manejan en las diferentes áreas (perímetro societario vs perímetro de instalaciones vs perímetro geográfico, etc.).
- Formatos inadecuados: A veces la brecha no está en la falta de datos, sino en el formato en que estos están disponibles. Los estándares ESG suelen exigir formatos y métricas específicas que no siempre coinciden con los formatos de reporte internos de la empresa, obligando esto a realizar tareas de normalización. En la mayoría de las ocasiones, estas tareas son de mucho calado y afectan a muchas áreas diferentes de la compañía, como por ejemplo ocurre en la normalización de la información financiera.
4. Planificación para cerrar las brechas
Una vez identificadas las brechas, es fundamental desarrollar un plan para cerrarlas. Esto puede incluir:
- Implementación de nuevas herramientas tecnológicas: en esta fase es importante que las empresas utilicen herramientas tecnológicas que les ayuden a preparar la infraestructura adecuada para cerrar las brechas de datos. Estas herramientas pueden ser plataformas que permitan monitorear en tiempo real los procesos internos y detecten incoherencias o faltantes en los datos. También son útiles para estructurar y organizar la información recopilada de manera que pueda ser fácilmente utilizada en el reporting posterior. Tecnologías como estas pueden automatizar tareas relacionadas con la recolección de datos y la validación inicial, asegurando que la calidad de la información sea alta antes de pasar a la etapa de reporte formal.
- Procesos internos de recopilación de datos: La implementación de procesos internos eficientes es clave para garantizar que todos los datos relevantes se recopilen y se procesen adecuadamente. Un enfoque sistemático implica establecer flujos de trabajo bien definidos entre departamentos, lo que facilita la captación de información clave desde diferentes áreas, como recursos humanos, operaciones, y finanzas. Crear un marco estandarizado para la recopilación de datos no solo mejora la coherencia en los reportes, sino que también minimiza el riesgo de duplicación y garantiza que la información sea organizada de acuerdo con los requisitos específicos de cada normativa ESG. Al integrar procesos automatizados, como la extracción de datos desde sistemas ya implementados en la empresa, se acelera la recopilación de información, reduciendo el margen de error y permitiendo cumplir con los plazos regulatorios sin comprometer la calidad ni la integridad de los datos.
- Capacitación de personal y selección de equipos cualificados: Si bien la formación continua es crucial para garantizar que los equipos internos comprendan los requerimientos específicos de los reportes ESG, también es esencial que las empresas seleccionen a profesionales altamente cualificados para liderar este proceso. La recopilación, gestión y análisis de datos ESG requieren no solo conocimientos técnicos, sino también una comprensión profunda de las normativas aplicables y de los estándares internacionales. La formación adecuada debe enfocarse tanto en la capacitación técnica en el uso de herramientas tecnológicas avanzadas, como en la interpretación de los requisitos de los marcos normativos. Adicionalmente, contar con equipos de expertos en sostenibilidad y compliance asegura que las empresas puedan identificar, evaluar y mitigar posibles brechas en el reporte, fortaleciendo su posición frente a los stakeholders. La combinación de tecnología avanzada con un equipo altamente preparado permite que las empresas mantengan la coherencia en sus futuros reportes ESG y optimicen su cumplimiento regulatorio a largo plazo.
El gap análisis no es un proceso único, sino una herramienta de mejora continua que permite a las empresas identificar carencias, adaptarse a normativas cambiantes y alinear su desempeño con las expectativas de los stakeholders. Implementando un gap análisis eficiente y apoyándose en tecnologías como la de Sygris, las organizaciones pueden consolidar su compromiso con la sostenibilidad y estar preparadas para los desafíos futuros.
